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Mein liebstes Organisationstool


(Photo by Sharon McCutcheon on Unsplash)


Lange Zeit sah es in meinem Gehirn im übertragenen Sinne in etwa so aus wie auf diesem Foto: Überall herumliegende Notizen, Rechnungen, Visitenkarten, auf handgeschriebene Zettel notierte Tipps von Freunden, die mir Bücher, Lokale und Ausstellungen empfohlen haben. Diverse Ideen für berufliche und kreative Projekte in unterschiedlichen Reifestadien, mit vielen Fragezeichen und langen To Do-Listen dran. Der Arzttermin, der irgendwann wieder fällig ist.


Ich bin normalerweise ein durch und durch analoger Mensch. Ich liebe Papier. Meinen E-Reader habe ich schnell wieder verkauft, und ich benutze privat einen ganz analogen Kalender. Viele Kalender haben Extraseiten für Notizen, teilweise auch sehr schön organisierte Tabellen, in die man zum Beispiel Öffnungszeiten für Orte, die man oft besucht, oder jährlich wiederkehrende Termine oder Urlaubschecklisten eintragen kann. Bisher dachte ich, damit gut klarzukommen. ABER! Dann war der Kalender oder das Notizbuch aus, und ich musste wieder alles neu eintragen. War ein Punkt erledigt, machte das den Kalender auch nicht schöner oder gar übersichtlicher (man hat die Wahl zwischen Tipp- Ex-Geschmiere oder ebenso unschönem Durchstreichen).

Besonders bei Checklisten und meinen liebsten Ressourcen bin ich analog also irgendwann an meine Grenzen gestoßen. Zu unübersichtlich war die Auflistung aller Geschäfte, die ich gerne besuchte oder noch besuchen wollte, der Bücher, die ich noch lesen wollte, der Geschenkideen, die ich für meine Liebsten hatte.


Der Großteil unserer Handlungen läuft vollautomatisch, ohne dass wir uns bewusst dafür entscheiden müssen: Der morgendliche Griff zur Kaffeemaschine, ins Bad gehen und Zähne putzen, E-Mails und die Post checken. Müssen wir im Laufe des Tages aber sehr viele Entscheidungen bewusst treffen – Was esse ich? Was soll ich anziehen? Wann mache ich heute Sport, und welchen, oder ist es heute eh viel zu heiß? – verschlechtert sich im Lauf des Tages die Qualität der getroffenen Entscheidungen.

In der Psychologie spricht man von decision fatigue, also Entscheidungsmüdigkeit, ein mittlerweile gut belegtes Phänomen. Da gibt es beispielsweise eine interessante Untersuchung zu den Entscheidungen, die Richter im Lauf eines längeren Arbeitstags getroffen haben – die genaue Geschichte könnt ihr zum Beispiel hier nachlesen.

Den ganzen Tag Mini-Entscheidungen zu treffen, erschöpft uns. Unser Gehirn ist darauf programmiert, möglichst ressourcenschonend zu arbeiten.


Nun gibt es in der digitalen Welt tausende verschiedene Organisationstools, viele davon sogar gratis. Ich wollte jedoch etwas, das mein weitgehend analoges Kalender- und Notizensystem so gut wie möglich ergänzt, leicht zu bearbeiten und jeden Tag vor meiner Nase ist.

Irgendwann bin ich auf ein einfaches Organisationssystem gekommen, mit dem ich seit einigen Monaten arbeite und sehr zufrieden bin: Ein ganz normales Spreadsheet. Ich nenne es meine "Liste für alles".

Ich möchte anhand von ein paar Beispielen zeigen, wie ich damit so ziemlich alles organisiere, sodass nie wieder Ideen und gute Tipps verloren gehen.


Und damit man sich das ganze bildlich vorstellen kann, hier zuallererst mal ein Foto davon, wie diese Datei am Anfang ausgesehen hat:



Ich habe also angefangen, einzutragen:


  • Was ich gerne im Alltag esse. So kann ich schnell mal nachschauen, wenn ich wieder mal unschlüssig vor dem Kühlschrank stehe und nicht weiß, was ich kochen soll.

  • Wo ich gerne welche Sachen einkaufe – bei Onlineshops steht gleich der Link in der betreffenden Zelle.

  • Bei welchen kleinen, lokalen Buchhandlungen ich gerne meine Bücher bestelle. Und, auf einem Extrasheet, natürlich auch meine ewig wachsende Bücher-Wunschliste.

  • Wenn ich eine gute Geschenkidee für einen lieben Menschen habe, der/die aber erst in einigen Monaten Geburtstag hat.

  • Eine Liste mit To Dos, die sich jährlich oder halbjährlich wiederholen: Gesundenuntersuchung, Zahnarzttermin, Thermenwartung, etc.


Diese Liste ist schnell gewachsen, ich kann aber genauso schnell Dinge herausnehmen, die erledigt oder aus anderen Gründen nicht mehr relevant sind. Abgelegt ist die Liste gut sichtbar und prominent auf meinem Desktop, sodass ich jeden Tag darauf Zugriff habe.

Etwa einmal pro Woche schaue ich auch meinen Kalender und meine Geldtasche durch und trage Dinge in diese Liste ein, beispielsweise Infos von Flyern, die ich irgendwo mitgenommen habe und die für mich interessant sind.



Das alles ist nicht komplex und auch keine Wissenschaft – mir hat es aber jedenfalls sehr geholfen, um diese vielen wiederkehrenden Mikro-Entscheidungen besser im Griff zu haben und mir dadurch viel Zeit zu ersparen. Vielleicht hilft dieses Tool ja auch dir :)







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